Outlook: was Administratoren jetzt anpassen

Mails aus DabuSoft Pro gehen in vielen Betrieben über Outlook. Microsoft ändert Outlook laufend, und mit jeder neuen Version kann sich ändern, wie es Mails von anderen Programmen annimmt. Wenn eine Mail plötzlich anders aussieht als gestern, kann eine neue Outlook-Version die Ursache sein. Für die Fälle, die wir kennen, haben wir die Lösung. Hier sind sie. Welcher dich betrifft, hängt davon ab, ob ihr am Mac oder unter Windows arbeitet und welches Outlook ihr habt.

Auf dem Mac fehlen im Mailtext die Zeilenumbrüche

Seit Oktober gibt es auf dem Mac für Microsoft-365-Postfächer nur noch das neue Outlook. Öffnet es eine Mail aus dem Druckmenü, steht der ganze Text in einer Zeile. Das neue Outlook liest den Text wie eine Webseite, und dort zählt ein Zeilenumbruch nicht. Die Lösung ist, im Mailtext jeden Umbruch durch «<br>» zu ersetzen. Das macht ein Administrator, je Druckvorlage:

• Einen Beleg öffnen, zum Beispiel eine Rechnung, und auf das grüne Drucker-Symbol klicken.
• An der Zeile der Vorlage auf das Zahnrad klicken.
• Im Block «PDF & Mail» die Formel hinter dem ƒ vor «Text» öffnen.
• Die ganze bisherige Formel einpacken: Substitute ( bisherige Formel ; ¶ ; "<br>" )
• Kann im Text ein «&», «<» oder «>» vorkommen, etwa in einem Firmennamen, gehört die erweiterte Fassung hinein: Substitute ( bisherige Formel ; [ "&" ; "&amp;" ] ; [ "<" ; "&lt;" ] ; [ ">" ; "&gt;" ] ; [ ¶ ; "<br>" ] )
• Speichern und eine Testmail an dich selbst schicken.

Wichtig: Das passt nur, wenn alle, die diese Vorlage benutzen, mit dem neuen Outlook für Mac arbeiten. Apple Mail zeigt das «<br>» als Text an. Arbeitet ihr gemischt, lass den Text so, wie er ist, und melde dich bei uns.

Auf dem Mac lässt sich der Entwurf nicht senden

Das neue Outlook für Mac zeigt Entwurfsdateien wie eine empfangene Mail, ohne Senden-Knopf. Das betrifft Mails mit Mailvorlage, die sich als Entwurf öffnen. Abhilfe: Für .eml-Dateien Apple Mail einstellen. Im Finder eine .eml auswählen, «Informationen» öffnen, bei «Öffnen mit» Mail wählen und «Alle ändern» klicken. Bilder im Text, etwa das Logo, gehen dabei beim Senden verloren. Wer das Logo braucht, sendet über euren Mailserver oder einen Versanddienst. Das richten wir gern ein.

Unter Windows lässt sich der Entwurf nicht bearbeiten

Öffnet sich die Mail als Entwurf, aber ohne Senden-Knopf, dann ist für .eml-Dateien das neue Outlook eingestellt. So stellst du auf das klassische um:

• Rechtsklick auf eine beliebige .eml-Datei, dann «Öffnen mit» und «Andere App auswählen».
• Das klassische Outlook wählen. Du erkennst es am flachen blauen O, wie in der Taskleiste.
• «Immer» anklicken.

Der Mailtext hört mitten im Satz auf

Das liegt an einem unsichtbaren Zeichen, das beim Kopieren und Einfügen in einen Namen oder eine Adresse geraten ist, meist aus einer Webseite oder einer anderen Mail. Outlook liest bis zu diesem Zeichen und hört dann auf. Das war schon immer so, fällt aber öfter auf, seit mehr Text kopiert statt getippt wird. Ab der Version vom Oktober 2026 entfernt DabuSoft Pro solche Zeichen beim Einfügen. Immer über das Menü «Bearbeiten» mit «Nur Text einfügen» (am Mac) oder «Text ohne Formatierung einfügen» (unter Windows). Und auch mit Cmd-V oder Ctrl-V, wenn in den Einstellungen auf der Seite «Allgemein» «Text ohne Formatierung einfügen» eingeschaltet ist. Wir empfehlen, das einzuschalten. Für Daten, die schon im System sind, melde dich bei uns, wir finden die betroffenen Datensätze.

Wenn etwas anders aussieht, als es soll

Meld dich bei uns, bevor du lange suchst. Eine neue Outlook-Version zeigt sich meist zuerst bei einem einzelnen Kunden, und oft haben wir die Lösung dann schon. Ist es etwas Neues, schauen wir es an und finden einen Weg. Am schnellsten geht es mit einem Ticket und einem Screenshot der Mail.

Im Handbuch stehen alle Fälle unter «Als PDF per Mail versenden» und «Einstellungen für den Versand per E-Mail».