Der Hoster fällt aus. Die Nachricht geht trotzdem raus.

Am Abend des 21. Oktober war meine Webseite nicht mehr erreichbar. Das Kundenportal lief weiter. Nur: Wie sage ich das den Leuten, wenn die Webseite weg ist?

Mein Hoster hatte seine Webserver abgeschaltet. Am nächsten Morgen kannte ich den Grund: Zwei Sicherheitslücken in PHP waren bekannt geworden. Die Server blieben aus, bis die Sicherheitsupdates bereitstanden.

Das Kundenportal ist unter mehreren Adressen erreichbar. Die alternativen Adressen hängen nicht an diesem Anbieter. Es gab also einen Ausweg. Aber konnte ich mich darauf verlassen, dass eine Mail rausgeht, wenn meine Domain beim selben Anbieter liegt?

Auch der Notfallkanal braucht einen Ausweg

Bei einem Ausfall braucht man einen Weg, um zu sagen, was ausgefallen ist und was trotzdem funktioniert. Hängt dieser Weg am selben Anbieter, kann er gleich mit ausfallen.

Das ist kein Vorwurf an meinen Hoster, im Gegenteil. Lieber eine Nacht offline als eine offene Tür für Angreifer. Ich bin seit 22 Jahren dabei, also seit es ihn gibt. Eine Abschaltung wie diese hat es in dieser Zeit nie gegeben. Aber irgendwann ist jeder Anbieter einmal weg, geplant oder nicht. Die Frage ist nur, ob die eigene Kommunikation daran hängt.

Der Inhalt bleibt, der Versandweg lässt sich wählen

Meine Mitteilungen entstehen im Publikations-Hub von DabuSoft Pro. Dort schreibe ich einen Beitrag einmal und wähle, über welchen Kanal er erscheint. Auch der Versandweg für Mails lässt sich wählen: eigener Mailserver oder Versanddienst.

Mitteilungen an Administratoren gehen bei mir über Brevo. Dieser Versanddienst hat mit meinem Hoster nichts zu tun. DabuSoft Pro übergibt ihm die Mitteilung direkt über eine verschlüsselte Webverbindung. Brevo stellt die Mail anschliessend von seinen eigenen Servern aus zu.

Die Empfänger sind die Administratoren, die im Kundenportal die Mitteilungen abonniert haben. Die Liste steckt also schon im System.

An diesem Abend hiess das: Betreff, zwei Zeilen Text, Kanal wählen, senden. Kein privates Mailkonto als Notlösung, keine Adressliste, die ich zuerst aus einem anderen System holen müsste.

Die Frage, die ich mir vor dem Senden trotzdem gestellt habe

Ganz sicher war ich nicht. Funktioniert der Versand, wenn beim Anbieter meiner Domain etwas ausgefallen ist? Meine erste Sorge galt den MX-Einträgen.

Doch die bestimmen, wohin Mails an meine Domain zugestellt werden. Für den Versand über Brevo waren sie nicht entscheidend.

Die wichtigere Frage war: Konnte der Empfänger noch prüfen, ob die Mail wirklich von mir kam?

Dafür sind SPF, DKIM und DMARC zuständig. Die nötigen Einträge stehen im DNS, dem Adressbuch des Internets. Sind auch die zuständigen Nameserver ausgefallen, lassen sich diese Angaben möglicherweise nicht mehr abrufen. Das kann die Zustellung verzögern oder dazu führen, dass eine Mail abgewiesen wird oder im Spam landet.

Bei mir wurden die Einträge weiter aufgelöst.

Die Testmail an mich war keine zehn Minuten nach meiner ersten Frage im Posteingang. DKIM und DMARC bestanden die Prüfung.

Damit war der Versand geklärt. Für Antworten blieb noch ein Punkt: Fällt auch der eigene Mailserver aus, werden Antworten an die eigene Adresse in der Regel beim Absender zwischengespeichert und später erneut zugestellt. Dauert der Ausfall zu lange, können sie als unzustellbar zurückkommen.

Darum gehört in eine solche Mitteilung auch ein Satz dazu, wo man sich stattdessen melden kann. Bei mir ist das das Kundenportal.

Den zweiten Weg vorher einrichten

Bei mir war der zweite Versandweg schon eingerichtet. An diesem Abend musste ich ihn nur noch auswählen. Aufwendig wird es, wenn man im Ernstfall erst nach einer Alternative suchen muss.

Ich baue meine Systeme so, dass sie einen Ausweg haben. Bei der Kommunikation heisst das: Kein Kanal ist der einzige. Wer das für sich prüfen will, kommt mit drei Fragen weit:

• Wo liegen meine Nameserver, und liegen sie beim selben Anbieter wie Webseite und Mail?

• Über welchen Weg erreiche ich meine Kunden, wenn Webseite und Mailserver gleichzeitig weg sind?

• Wo melden sich die Kunden, wenn meine Mailadresse nicht erreichbar ist?

Der beste Test für einen Notfallweg ist ein echter Notfall. Auf diesen hätte ich gern verzichtet.