Wie mein ERP-Handbuch zum Prüfverfahren für seine eigene Quelle wurde

Am 12. August liess ich die erste Handbuchseite für mein ERP bauen. Ich wollte wissen, ob sich aus der Systemdokumentation eine brauchbare Anleitung erzeugen lässt. Das Modul «Zahlungen einlesen» war dafür ein guter Kandidat. Es liest Bankdateien ein, ordnet Zahlungen offenen Rechnungen zu und zeigt Differenzen an. Seine Beschreibung galt seit sechs Tagen als abgeschlossen. Die automatischen Prüfungen waren grün.

Nach dieser einen Seite hatte ich die Quelle an rund einem Dutzend Stellen präzisiert. Ausserdem hatte die KI beim Lesen zwei falsche Schlüsse gezogen. Beides fiel auf, als aus der Systembeschreibung eine Antwort auf eine Anwenderfrage werden sollte.

Eine Handbuchseite wird bestellt

Meine Single Source of Truth, kurz SSOT, beschreibt das ERP so, wie es aufgebaut ist. Tabellen, Felder, Formeln, Module und Regeln haben ihren festen Platz. Für das Handbuch kommt eine zweite Quelle hinzu. Der FileMaker-Layout-Export liefert, was auf dem Bildschirm erscheint, wie eine Spalte heisst oder unter welcher Bedingung ein Betrag rot wird. Was sich aus diesen Quellen nicht ableiten lässt, halte ich bei der Besprechung eines Moduls fest.

Ein Modul bestellt gewissermassen seine eigene Seite. Der Aufbau folgt festen Regeln. Die KI formuliert den Text aus dem bereitgestellten Material. Gerade beim Übergang zum Fliesstext kann sie eine Verbindung herstellen, die plausibel klingt und fachlich falsch ist. Auf einer frühen Musterseite stand eine Ergebnistabelle, die es im Programm so nie gegeben hatte.

Vor dem Import prüfe ich deshalb unter anderem, ob die verwendeten Begriffe im Programm vorkommen, ob sie mit den Bildschirmbezeichnungen übereinstimmen und ob sich Aussagen wiederholen. Für die fachliche Prüfung der ersten Seite musste ich noch einen Schritt weitergehen.

Was sagt mir diese Zahl?

Unten in der Liste steht eine Zahl. Was sie dem Anwender sagt, hängt davon ab, welche Datei er eingelesen hat. Bei einer Bankdatei zeigt sie, ob alles gedeckt ist. Bei der Datei eines Zahlungsanbieters zeigt sie, ob alles eingelesen wurde. In der SSOT standen die Angaben nebeneinander. Für die Handbuchseite musste ich sie nach der Situation trennen, in der jemand auf die Zahl schaut.

Auch der Begriff «Fussdifferenz» fiel erst dabei auf. In der Systembeschreibung hatte er einen Platz. Auf dem Bildschirm kam er gar nicht vor. Und für die Tabelle der möglichen Ergebnisse reichte es nicht, die Formel zu lesen. Erst als ich 22 echte Zeilen durchgerechnet hatte, ging die Tabelle auf.

Eine weitere Fehlerart zeigte sich an anderer Stelle. Dort stand derselbe missverständliche Satz viermal auf einer Seite. Gegen den Code geprüft konnte er bestehen. Für jemanden, der anhand des Satzes entscheiden muss, was als Nächstes zu tun ist, blieb er missverständlich. Die Vorlage hatte das Problem vervielfacht.

Zwei Regeln, dieselbe Farbe

Knapp zwei Wochen später liess ich die Seite zu «Zahlungen einlesen» von Grund auf neu bauen. Diesmal musste ich nichts korrigieren. Die Seite sprach nun etwas aus, das in der SSOT nur indirekt steckte. Ein Betrag kann aus zwei verschiedenen Gründen rot erscheinen. Wer allein von der Farbe auf die Ursache schliesst, kann sich irren.

Die beiden Regeln standen bereits in der Quelle. Ihre gemeinsame Wirkung wurde sichtbar, als ich vom Bildschirm aus fragte, was jemand aus dem roten Betrag ablesen kann. Wenn ich im Handbuch regelmässig erklären muss, warum eine Anzeige trotz ihres Warnsignals normal sein kann, lohnt sich auch ein Blick auf die Oberfläche.

Die nächste Seite prüft die Quelle erneut

Heute wechsle ich ab. Ich baue eine Seite, prüfe die Aussagen, korrigiere bei Bedarf die Quelle und baue die nächste. Ein Widerspruch ist dabei ein Befund, den ich klären kann. Vielleicht war die bisherige Beschreibung zu grob. Vielleicht hat sich das Programm geändert. Vielleicht war meine Messung unvollständig oder die KI hat falsch geschlossen. Je nachdem muss ich an einer anderen Stelle ansetzen.

Inzwischen sind über 120 Handbuchseiten freigegeben. Der Chatbot auf meiner Webseite greift auf diese Seiten und auf meine Blogbeiträge zu. Warum ich ihm die SSOT nicht mehr direkt als Wissensbasis gebe, habe ich im Beitrag «Die KI kannte mein System. Der Chatbot verstand die Fragen nicht.» beschrieben.

Für meine SSOT gilt seither eine einfache Regel. Ein Fakt, der sich nur in Feldnamen sagen lässt, ist noch nicht fertig dokumentiert.