Bevor ich hundert Layouts anfasse, frage ich das Protokoll
Vor einem Update hätte ich in jeder Kundendatei rund hundert Layouts anfassen müssen. Angefasst habe ich nur die, die wirklich gebraucht werden. Welche das sind, hat mich nichts gekostet.
Seit 2014 habe ich die Druckformulare meiner Kunden nicht mehr verändert. Sie gehören dem Kunden, und ein Update lässt sie unangetastet. Zwölf Jahre lang hat das funktioniert. Für das aktuelle Update musste ich nun erstmals wieder hinein.
Der Grund war der vollständig überarbeitete Mailversand. Neu werden Dokumente konsequent über die Standardsoftware versendet, während die PDFs weiterhin in den kundenspezifischen Anwendungen erzeugt werden. Dabei muss das Firmenlogo auch im Maildokument korrekt erscheinen, nicht nur im PDF.
Das klingt nach einer Kleinigkeit. Tatsächlich bedeutet es eine zusätzliche Bedingung für jedes Logo. Bei rund hundert Layouts pro Kundendatei und drei bis vier Logo-Objekten pro Layout kommt einiges zusammen. Und weil viele unterschiedliche Versionen dieser Kundendateien im Umlauf sind, lässt sich die Anpassung nicht einfach einmal zentral erledigen.
Nur anfassen, was gebraucht wird
Die naheliegende Frage war, wie ich all diese Layouts möglichst schnell anpassen könnte. Die bessere Frage war, welche davon überhaupt gebraucht werden.
Die Auswertung über die gesamte Update-Serie zeigte ein erstaunlich einheitliches Bild: Die fünf bis zehn meistgenutzten Formulare eines Kunden decken rund 99 Prozent aller Drucke und PDF-Erstellungen ab. Viele der übrigen Layouts werden kaum oder gar nicht verwendet. Listen und Statistiken benötigen ohnehin kein Logo.
Damit wurde aus einer Aufgabe mit hundert Layouts eine mit einer Handvoll.
Die Anpassungen selbst blieben Handarbeit. Die Bedingungen auf den einzelnen Logo-Objekten musste ich weiterhin von Hand setzen. Aber statt diese Arbeit zu automatisieren, hatte ich ihren Umfang drastisch reduziert.
Die Auswertung darf nichts kosten
Eine solche Erkenntnis hilft allerdings wenig, wenn die Auswertung länger dauert als die eingesparte Arbeit. Bei jedem Kunden die Protokolle durchzugehen und die Druckereignisse den einzelnen Layouts zuzuordnen, wäre aufwendig gewesen.
Doch mein System kennt die Antwort bereits.
Jeder Druck wird protokolliert. Jeder Druckjob ist in DabuSoft Pro ein Datensatz, dessen Parameter unter anderem festhalten, welches Layout verwendet wurde.
Ich habe der KI erklärt, wo die Druckereignisse stehen, wie sich ein Druckjob seinem Layout zuordnen lässt und welcher Zeitraum berücksichtigt werden soll. Eine Minute später hatte ich ein kleines Script, ausschliesslich mit vorhandenen Bordmitteln.
Vor jedem Kundenupdate kopiere ich dieses Script in die Kundendatei. Es zeigt mir die verwendeten Layouts, sortiert nach der Anzahl Drucke der letzten zwölf Monate. Damit weiss ich sofort, wo sich die Anpassung lohnt.
Die Auswertung dauert nur wenige Augenblicke.
Am Ende war die gesamte Update-Serie nach drei Tagen abgeschlossen. Gerechnet hatte ich mit zehn.
Zwölf Jahre lang hat sich diese Frage nicht gestellt. Als sie kam, stand die Antwort schon im System.