Kreditoren

Alle Belege, Rechnungen, Quittungen, Kartenabrechnungen usw. werden in der Datenbank an einem zentralen Ort gespeichert.

Durch die zentrale Speicherung ist es einfach Backups der Daten zu erstellen und diese ggf. später zu archivieren.

Nur die Hardware begrenzt die Kapazität der Datenmenge. Identische Dokumente werden auf der Festplatte als Hardlinks gespeichert. So kann der Platz auf dem Speichermedium optimal genutzt werden.

Der Zugriff auf die Dokumente erfolgt über die Datenbank. Es ist kein Zugriffsmanagement über das Dateisystem erforderlich. Das heisst der Zugriff via Dateisystem kann komplett blockiert werden. So können kritische Sicherheitslücken auf die Dokumente schon an der Basis geschlossen werden.

Wenn sich der QR-Code auf der ersten Seite einer Rechnung befindet, wird dieser sofort erkannt und die darin enthaltenen Daten werden beim Importieren der QR-Rechnung gespeichert.

Sollte der QR-Code nicht sofort erkannt werden kann dieser einfach am Bildschirm gescannt werden. Es ist keine zusätzliche Hardware erforderlich.

Als Backup Lösung kann der QR-Code via App mit dem  iPhone gescannt werden. Die QR-Daten werden direkt in den aktuellen Kreditor eingesetzt.

Anhand der Daten im QR-Code werden Lieferanten automatisch erkannt und zugewiesen. Anhand der Stammdaten des Lieferanten werden zusätzliche Informationen wie Zahlungstermin, Ertragskonto usw. automatisch ergänzt.

Zücken Sie Ihr iPhone und fotografieren Sie Restaurantquittungen, Parktickets oder Einkaufsquittungen direkt in die Kreditoren App. So verlieren Sie keine Beleg mehr.

Wählen Sie den Lieferanten aus einer Liste aus oder setzen Sie den Namen manuell ein.

Erfassen Sie den Betrag und den Zweck der Zahlung.

Bestimmen Sie den Mitarbeiter für die Spesenabrechnung und / oder Verantwortlichkeit.

Alle unterwegs erfassten Belege können im Backoffice weiter bearbeitet werden. Dort fliessen die Daten dann weiter in die Lohnbuchhaltung die Finanzbuchhaltung und ins E-Banking.

Exportieren Sie die Kreditorenrechnungen als pain001 Datei im XML Format für den Upload ins E-Banking.

Im Normalfall werden nur neue Krediotorenrechnungen ins E-Banking exportiert.  Sollte mal etwas schiefgehen können, Sie den Export wiederholen.

Schränken Sie den Export ans E-Banking automatisch auf bestimmte Belegarten ein. So wird sichergestellt, dass keine Quittungen, Kreditkartenrechnungen oder andere Daten exportiert werden, die bereits bezahlt wurden.

Alle exportierten Daten werden protokolliert. So kann bei Unstimmigkeiten genau geprüft werden, ob allfällige Abweichungen der Daten auf Änderungen im E-Banking oder auf Änderungen im ERP-System zurückzuführen sind.

Vergleichen Sie den Export der Daten mit dem Import ins E-Banking. Die Anzahl der Zahlungen und die Summe müssen übereinstimmen- So sind Sie sicher dass nichts schief gegangen ist.

Die Konten für den Export in die Finanzbuchhaltung werden anhand der Bankverbindung und des Lieferanten automatisch zugewiesen. Die Konten können nachträglich geändert werden.

Alle exportierten Daten werden protokolliert. So kann bei Unstimmigkeiten genau geprüft werden, ob allfällige Abweichungen der Daten auf Änderungen in der Finanzbuchhaltung oder auf Änderungen im ERP-System zurückzuführen sind.

im Normalfall werden nur Daten exportiert, welche noch nicht an die Finanzbuchhaltung übergeben wurden. Diese Einstellung kann aber temporär übersteuert werden, wenn dies erforderlich ist.

Die Kreditorendaten können zusammen mit dem Export an die Finanzbuchhaltung vor weiteren Änderungen geschützt werden.

Kreditoren können in verschiedenen Formaten exportiert werden:

• Abacus (XML)
• Sage, Topal (TAF)
• Excel mehrere Formate
• CSV und Text mehrere Formate

Exportieren Sie Ihre elektronischen Belege für das Langzeitarchiv.

Verwenden Sie Platzhalter wie Name, Datum und Betrag, um aussagekräftige Dateinamen für Ihr Archiv zu erstellen. Sie können auch Verzeichnisstrukturen in die Dateinamen einbeziehen, um Ihr Archiv ordentlich zu organisieren.

Exportieren Sie ein Dateiverzeichnis aller archivierten Dokumente als Excel oder Textdatei. Sie können alle Dokumente jederzeit ohne zusätzliches Programm gefunden werden.

Neben dem Dateiverzeichnis können auch Lieferantenname, Adresse, Betrag, Kontierung, Belegart etc. als Excel- oder Textdatei exportiert werden. So können direkt aus dem Archiv heraus Rückschlüsse auf die Finanzbuchhaltung oder das E-Banking gezogen werden.

Konvertieren Sie Ihr Archiv mit einem handelsüblichen Konverter wie z.B. pdfaPilot in das PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung. Zusammen mit dem Dateiverzeichnis erhalten Sie so ein gesetzeskonformes digitales Archiv.

Teure Archivlösungen sind damit überflüssig.

Dank der praktischen Sammelbeleg-Funktion können sämtliche Belege, die zu einer Kreditkartenabrechnung gehören, einfach und übersichtlich zusammengefasst und ausgewertet werden.

Für jeden Beleg einer Kreditkartenabrechnung können die Währung und Gebühren hinterlegt werden. So kann aus der Summe der Belege das Abrechnungstotal kontrolliert werden und jeder Beleg ist mit den Originalbeträgen hinterlegt. Das ist dann 100%ige Nachvollziehbarkeit.

Für die Kreditkartenabrechnung wird eine eigene Belegart definiert, die sich im Export und in der Berechnung von den anderen Belegarten unterscheidet. Das heisst im Kreditorenmodul können alle Belege und alle Kartenabrechnungen erfasst werden ohne dass die Beträge doppelt berechnet werden.

Durch die Addition der einzelnen Belege wird der Fehlbetrag automatisch ermittelt. Dadurch wird die Überprüfung einer Kreditkartenabrechnung noch einfacher.

Sie können Einzelbelege einfach via drag & drop zu einer Kartenabrechnung hinzufügen, die Einzelbelege nachträglich einer anderen Kartenabrechnung zuweisen usw.

In der Lieferantenhistorie werden Ihnen automatisch die letzten Rechnungen angezeigt. Dadurch kann eine bessere Kontrolle gewährleistet werden, ob die Rechnungen plausibel sind.

Berechnen Sie die Umsätze Ihrer Lieferanten nach beliebigem Datumsbereich.

Kreditoren werden auch im Gesamtverlauf des Lieferanten angezeigt. 

Belege können dupliziert werden, was bei regelmäßigen Rechnungen von Vorteil ist. So müssen nur noch das Datum, der Betrag und der Beleg geändert werden. Alle anderen Informationen für die Buchhaltung oder das E-Banking sind bereits erfasst.

Wenn Rechnungen aus Versehen doppelt erfasst werden, erscheint dies im System. Es werden die doppelte Rechnungsnummer sowie das Datum, der Rechnungsbetrag und andere Parameter verglichen, um doppelte Belege zu identifizieren.

Mit dieser Funktion können Sie verhindern, dass Rechnungen doppelt bezahlt werden.