E-Mail Workflows

Erstellen Sie beliebig viele E-Mail Vorlagen für alle Zwecke in Ihrem ERP, CRM und Marketing System. 

Setzen Sie Platzhalter in die Mailvorlagen ein, um Inhalte aus der Auftragsbearbeitung, dem Rechnungswesen, der Kursverwaltung, dem CRM usw. im E-Mailtext oder dem Betreff darzustellen.

Fügen Sie Platzhalter in die E-Mail Vorlagen ein, damit verschiedene Texte, Tasten und URL's aus einer E-Mail Kampagne in die Mailvorlage eingesetzt werden können. So muss nicht für jede E-Mail Kampagne eine neue Vorlage erstellt werden. Die gleiche Vorlage kann für verschiedene Marketing Aktionen verwendet werden, nur die Inhalte der Textblöcke müssen noch geändert werden.

Zur Illustration des E-Mails können mehrere Logos oder Bilder in das E-Mail eingebettet werden. Diese eingebetteten Grafiken werden dem E-Mail als Attachment beigefügt. Somit werden diese E-Mails auch offline sauber dargestellt, da keine Bilder aus dem Internet nachgeladen werden müssen.

Newsletter oder andere E-Mail Kampagnen können mit einem Link oder Taste versehen werden, damit die Empfänger die Möglichkeit haben, sich vom Newsletter abzumelden.

Erstellen Sie die Mailvorlagen in HTML und CSS.

Sie können auch den Code aus einem anderen Newsletterprogramm einfügen.

Eine Vorschau des E-Mailvorlage kann sofort angezeigt werden, ohne das Programm zu wechseln oder die Änderungen zu aktualisieren.

Mailchimp Transactional ist ein kostenpflichtiger Dienst von Mailchimp, der es ermöglicht individualisierte Mails über den Mailserver von Mailchimp zu senden. Dabei werden die Mails zuerst in eine Warteschleife geschickt und Mailchimp entscheidet anhand intelligenter Kriterien selbst wie schnell die E-Mails versendet werden. Anschliessend speichert Mailchimp alle Sendeinformationen zu jedem E-Mail auf dem Mailchimp-Server, wie bei einem Newsletter. Diese Informationen können dann wiederum mit den Daten in DabuSoft Pro abgeglichen werden.

Alternativ können E-Mails statt über Ihren SMTP-Server auch über Mailchimp Transactional versendet werden.

Nach dem Versand von E-Mails über Mailchimp Transactional können die Versandinformationen einige Tage später mit DabuSoft Pro synchronisiert werden. So ist sichtbar welche Rechnung tatsächlich versendet werden konnte, ob der Empfänger das Mail geöffnet hat  usw.

Das selbe gilt auch für Newsletter, Anmeldebestätigungen usw.

Die E-Mails können als Hintergrundprozess auf dem Server ausgeführt werden. So kann unmittelbar nach dem Starten eines Massenversandes weiter gearbeitet werden.

Vor dem Versand von E-Mails über Mailchimp Transactional können individualisierte PDF's erzeugt werden und dann als Anhang mit dem ebenfalls individualisierten E-Mail versendet werden.

Erstellen Sie Jahresrechnungen für Abos und Mitgliedschaften und versenden Sie die QR-Rechnungen als PDF mit individualisiertem E-Mailtext vollautomatisch. Der Versandstatus kann anschliessend über Mailchimp Transactional überprüft werden.

Versenden Sie die Offerten per E-Mail und lassen Sie die Zusagen mit einer im E-Mail eingebetteten Aktions-Taste bestätigen, was im ERP-System wiederum einen Auftrag auslöst.

Fügen Sie einer Terminbestätigung einen Annullationslink hinzu, der beim Anklicken auslöst dass Sie im Falle einer Termin Absage automatisch über E-Mail oder SMS informiert werden, der Termin in Ihrem Kalender entfernt wird und der Termin im ERP-System wieder für andere freigegeben wird.

Versenden Sie automatisch eine Reservationsbestätigung, wenn Sich ein Teilnehmer an einem Kurs mit begrenzter Anzahl Plätze anmeldet und aktualisieren Sie gleichzeitig die Verfügbarkeit auf Ihrem Online-Kursangebot.

Holen Sie sich via E-Mail die Einwilligung zu einem beliebigen Geschäftsprozess von anderen Personen ein. Wenn alle eingewilligt haben, ändert sich der Status Ihrer Aufträge oder Kursangebote usw.

Erweitern Sie die Automatisierung, indem beim Versand von E-Mails zusätzlich eine Bestätigung per SMS versendet wird oder Aktionen im ERP-System ausgelöst werden.

Erreichen Sie Ihre Kunden oder Kursteilnehmer mit Massenmails, welche direkt aus DabuSoft Pro versendet werden. Das spart Zeit und Nerven.

Die E-Mails können mit allen Inhalten aus dem ERP-System «gefüttert» werden. So erhalten die Kunden eine hochgradig auf sie zugeschnittene Nachricht, welche die Aufmerksamkeit bestimmt erhöhen wird.

Erstellen Sie detaillierte Abfragen in Datawarehouse Qualität, um die Kundensegment noch detaillierter zu gliedern. Dazu verwenden Sie ausschliesslich informationen, die schon im ERP-System vorliegen oder aus der Kundenaktivität innerhalb des CRM gewonnen wurden.

Alle E-Mails werden in der Kundenhistorie gespeichert. So kann lückenlos nachvollzogen werden, wer welche Informationen erhalten hat. Die Daten müssen nicht mehr aus verschiedenen Quellen zusammengetragen werden.

Von der Marketing-Idee bis zum Versand der E-Mails vergehen lediglich wenige Minuten:

1. Abfrage des Kundensegments (1-2 Minuten)
2. Kampagne erstellen (weniger als eine Minute)
3. Mailvorlage auswählen 
4. Individualisierten Text verfassen (2-5 Minuten)
5. E-Mail versenden

Kein Datenhandling erforderlich, keine Authentifizierung, keine Gestaltungsarbeit.

Eine Aktions-Taste ist ein Link in einem E-Mail, welcher auf einen Webhook-Server verweist, der den Link auswerten und bestimmte Aktionen auslösen kann.

DabuSoft Pro enthält einen internen Webhook-Server, welcher den Link auswertet und an bestimmte Module im ERP-System weiterleitet. Dabei können Aktionen im ERP-System ausgelöst werden, ein Status verändert, E-Mails und SMS versendet oder Kalenderdaten aktualisiert werden. Der Phantasie für automatisierte Workflows sind praktisch keine Grenzen gesetzt.

DabuSoft Pro kann dynamisch neue Webhooks für eine Vielzahl von Anwendungen erstellen, diese empfangen und bestimmte Aktionen automatisiert auslösen. Links zu den Webhooks können in E-Mails eingefügt werden, wodurch sich der Kreis für automatisierte Workflows schliesst.

Pro E-Mail könne bis zu drei unterschiedlich konfigurierte Aktions-Tasten eingefügt werden. 

Eine Aktion kann folgende Prozesse steuern bzw. automatisiert abarbeiten:

• Aufgabe oder Termin im ERP erstellen
• Ticket erstellen
• Kalender synchronisieren
• Kalender als .ics Datei senden
• E-Mail senden
• SMS senden
• Eine Abschlussmeldung anzeigen
• Individuelle Aktionen im ERP auslösen

Damit Aktionen überhaupt ausgelöst werden können, müssen hohe Sicherheitshürden überwunden werden. So führt beispielsweise jede noch so kleine Veränderung an einem Webhook zum Abbruch der Aktion. Zusätzlich ist jeder Webhook durch ein mehrstufiges Authentifizierungsverfahren geschützt.

Aktionen können zeitlich oder durch individuelle Formeln überprüft werden. Treffen diese Kriterien nicht zu, ist die Aktion ungültig und kann nicht ausgeführt werden.